Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi działalność produkcyjną to zawsze musi zapewnić swojej produkcji jej ciągłość. musi cały czas dbać o to, by na bieżąco dostarczać półprodukty do produkcji. w celach ułatwiających szybki zakup danej partii materiałów potrzebnych do wyprodukowania określonego produktu gotowego wprowadzona została faktura zaliczkowa, która pozwala na dokonanie zaliczki w korzystanie z materiału potrzebnego do produkcji wraz z płaceniem częściowym w określonych terminach. to kredyt zaufania, że można takiemu kontrahentowi sprzedać towar i ma się pewność, co do uregulowania zaległej należności. proces księgowania zaliczki jest bardzo podobna do rozliczenia i zaksięgowania całej faktury na określoną wartość.

księgowanie faktury zaliczkowej pozwala na orientowanie się w sytuacji, co do terminu następnej raty do płacenia. warunki odnośnie zapłaty dalszych rat uzgadniane są wspólnie przez strony kontaktu i potwierdzone zostają podpisami. złożenie podpisu jest formą potwierdzenia i zaakceptowania wszystkich warunków umowy. faktura zaliczkowa końcowa zostaje wydana w momencie zapłaty gotówką.